Politiques

Le bénévolat repose sur 3 prémisses fondamentales :

A-Apprendre à compétitioner : Contrairement aux programmes réguliers de l'école de ski (pré compétition ou autres), l'inscription de votre enfant à l'équipe de compétition signifie que votre enfant participera à un circuit de courses régionales de la Zone de l’Estrie. Le Club organise des compétitions de calibre régionale, provinciale, nationale et même internationale sanctionnées par la FIS. Les entraîneurs de l'équipe mettent tous les efforts possibles afin que nos jeunes puissent atteindre leur plein potentiel lors des courses et apprendre à compétitioner. Par ailleurs, l'organisation et la tenue de ces journées sont sous la responsabilité des parents de chaque club. L'organisation d'une seule journée de course peut nécessiter l'implication de 70 parents à titre de bénévoles ou d’officiels. Chaque club de la Zone a la responsabilité d'organiser plusieurs de ces journées durant la saison.

B-Levée de fonds : Chaque fois qu’un parent bénévole donne de son temps, il contribue directement au financement des activités du club et aide à maintenir des frais d’inscription raisonnables. Notre implication lors de ces journées nous permet non seulement d'encourager et de supporter les jeunes, mais aussi d'amasser des fonds pour notre Club. Ces revenus permettent d'acquérir différents équipements (piquets, système de chrono sans fil, filet de sécurité etc.) qui améliorent la sécurité et les conditions d'entraînement de nos enfants.

C-Camaraderie et sentiment d’appartenance au Club: Le bénévolat est également une façon de mieux connaître toutes les familles du Club et également de développer un intérêt pour l’organisation de compétitions de ski alpin. À ce titre, nous encourageons toutes les familles à s’impliquer volontairement dans la réalisation des différentes activités du Club, contribuant ainsi à son succès.

Afin d'être équitable envers tous, chaque famille doit au minimum s'engager à effectuer le bénévolat nécessaire au bon fonctionnement du Club.Les grandes lignes de cet engagement minimum sont les suivantes :

1.  Objectif de la politique  

La politique sur le bénévolat vise à assurer la réalisation de courses de qualité, en s’assurant de la contribution du nombre de personnes requis selon les standards de sécurité de ces courses. Cette politique vise aussi à s’assurer de l’équité entre les familles membres du Club.

2.  Reconnaissance du travail des bénévoles

Le Club reconnaît la contribution essentielle des personnes qui œuvrent bénévolement à la réalisation de ses activités et entend apporter une attention particulière au support, à la formation et à l’encadrement des personnes qui participent bénévolement à la réalisation d’activités du Club.

De plus, le Club désire également encourager et reconnaitre l’implication exceptionnelle à la gestion ou aux activités du club. Les anciens parents du Club sont encouragés à continuer leur implication,  compte tenu de l’apport de leur expertise, de leur expérience et également pour favoriser la création d’un réseau des anciennes familles du Club.

3.  Contribution des familles  et nombre minimum des journées de bénévolat

Chaque famille devra effectuer un nombre minimal de journées de bénévolat à chaque saison sur la neige. Il s'agit généralement de 6 à 8 jours par famille par année (dont 1 ou 2 jours de semaine). Les nouveaux parents devront aussi suivre la formation d’officiel Niveau 1 dès leur première année. Ces journées de bénévolat (et la formation Niveau 1) sont donc obligatoires pour chaque famille membre du Club et sont surtout utilisées pour la tenue des courses.  Prenez note que le nombre de jours sera communiqué aux familles après la période d’inscription des membres et la réception du calendrier de course de la Zone, habituellement au cours du mois de novembre. Cette contribution des familles est exigeante mais il ne peut y avoir d’exception. Le bon fonctionnement du Club en dépend.

Également, chaque famille devrait effectuer UNE journée de bénévolat à chaque saison hors neige.  Cette journée pourra vraisemblablement se faire lors d’un work bee communautaire ou lors de travaux ciblés à la demande du Club pour entretenir certains équipements et biens meubles ou faire des améliorations ou réparations sur notre immeuble. Cette journée de bénévolat hors neige peut aussi être effectuée à la demande du Club par l’accomplissement de certaines tâches non reliées aux courses précisément, comme par exemple la gestion des habits, la gestion des inscriptions du bénévolat et la gestion des événements (party de noël ou de fin d’année) ou autre mandat dûment approuvé par le Club.

4.  Équipes, postes réservés et autres postes

La plupart des postes de bénévoles sont « regroupées » dans plusieurs équipes pour assurer une meilleure exécution et coordination : l’équipe de piste, l’équipe des gatekeepers, l’équipe de filage, l’équipe de chrono (et des cellules), l’équipe des DE, l’équipe à l’équipement, le secrétariat de course et l’équipe des B-Net.  Chaque équipe est chapeautée par un chef bénévole qui possède une certaine expérience.  Les bénévoles attitrés dans certaines équipes choisiront leurs journées de bénévolat à l’intérieur de cette équipe sous la supervision du chef de cette équipe et du vice-président responsable des courses.

La description précise des postes se retrouve sur notre site internet sous l’onglet Bénévolat/Description des postes.

Certains postes sont « réservés » : ces postes peuvent exiger une formation ou un jumelage préalable (l’année précédente), une certification d’officiels (niveau 1 ou 2) ou une expérience technique démontrée (ex : chronométrage, filage, Secrétariat).  À chaque début de saison, nous sollicitons l’intérêt des membres ou tentons d’identifier des membres qui pourront assumer la relève pour certains postes réservés au cours des prochaines saisons.  Il peut s’agir des postes de la cellule Chrono, de directeur d’épreuve, de chef de pistes, de chef desjuges de portes, du responsable du Secrétariat de course ou du responsable des équipements.  Chaque membre est donc invité à manifester son intérêt pour les postes réservés. Certains de ces postes réservés exigent un engagement plus important des membres.

5.  Remplacement

Les jours de bénévolat devront être fournis par l’un ou l’autre des parents de l’enfant.  Il est possible de prévoir votre remplacement pour une ou plusieurs activités lorsque votre disponibilité ne permet pas de respecter votre contribution minimum exigée à titre de parent d’un membre. Cette responsabilité de trouver un remplacement incombe à la famille. 

Les remplacements doivent être effectués en respectant les règles suivantes :

• La personne doit faire partie de la liste des remplaçants autorisés du Club. Une rémunération suggérée de 100$ devra être donnée au remplaçant et assumée par la famille;

• Pour les contretemps de dernière minute, vous êtes responsable de trouver un remplaçant et, le plus tôt possible, de communiquer directement avec la personne responsable du bénévolat.

Pour être inscrite sur la liste des remplaçants, la personne doit avoir préalablement complété la formation d’officiel niveau 1.

6.  Respect de la politique et équité

La politique sur le bénévolat vise à assurer la réalisation de compétitions de qualité, tout en s’assurant de l’équité entre les familles membres du Club. Pour chaque journée de bénévolat non assumée par un membre de la famille (ou par un remplaçant dûment autorisé), une pénalité de $250 est applicable. Conformément à nos règlements administratifs, un athlète dont la famille ne réalise pas le bénévolat demandé pourra se voir refuser l’inscription la saison suivante, en plus d’assumer la pénalité applicable.  Il incombe au bénévole de  s’assurer de signer la feuille de présence pour chacune de ses journées de bénévolat.

Les jours de bénévolat complétés par les familles seront comptabilisés par le Club et affichés sur le site internet du Club pour des fins de transparence et de registre officiel.

7. Formation des bénévoles

Afin de réaliser les courses dont certaines d’envergure, le Club désire s’assurer que collectivement ses bénévoles possèdent de bonnes connaissances pratiques et pour certains postes, les certifications requises. Nous exigeons que chaque famille complète leur formation des officiels Niveau 1 à leur première année dans le Club. 

Le Club encourage également tous les parents à obtenir leur formation des officiels Niveau 2, dès la 2e année de leur implication dans le Club.  En vous familiarisant avec les courses de ski alpin, vous appréciez davantage les performances de vos jeunes, en plus de pouvoir assumer des responsabilités des postes réservés.

En début de la saison, une formation englobant la pose de B-Net, le dérapage et le remplacement de gates est un incontournable pour les nouveaux parents du Club.

8. Reconnaissance de journées de bénévolat

Il est inévitable que certains parents s’investissent davantage  que d’autres dans une saison. Le but de cette possibilité de reconnaissance de journées de bénévolat n’est pas de compenser chaque heure investie « hors bénévolat officiel » par un parent. Il s’agit plutôt de reconnaître une contribution hors du commun dans la gestion du club. Un poste sur le Conseil d’administration du Club ne donne aucune reconnaissance de journée de bénévolat.

Donc, le conseil d’administration se donne la prérogative de reconnaître des journées de bénévolat aux familles à chaque année, à condition de respecter les paramètres suivants :

• La banque de journées « reconnues » ne peuvent pas dépasser 14 journées, soit environ 2,5% du nombre total de journées de bénévolat dans une année effectuées par l’ensemble des familles;

• Toute famille doit être attitrée comme bénévole pour les courses au minimum 50 %  du total de journées requises par famille pour la saison. Par exemple, au maximum de 3 journées de bénévolat peuvent être reconnues pour une saison de 7 journées par la même famille ;

• Les critères suivants s’appliqueront dans l’analyse de reconnaissance d’une journée de bénévolat: (i) travail important hors saison ou hors course, (ii) contribution exceptionnelle, (iii) évitement d’une dépense importante pour le Club ; (iv) trouver un commanditaire Or.
  
  

9. Procédure d’inscription aux journées de bénévolat

Tel qu’abordé au point 4 plus haut, plusieurs postes « réservés » seront déjà comblés, vu la nature de ces postes très « technique ».

Les membres du conseil d’administration et la (ou le) responsable du bénévolat ont comme privilège de choisir leurs journées de bénévolat en priorité.  Une fois cette étape remplie, le choix des dates des journées de bénévolat et des postes vacants se feront via une inscription sur le web à distance.  La priorité sera donnée aux familles par ordre décroissant de niveau d’officiel (2, 1, 0) afin d’encourager le plus grand nombre de parents du club à suivre cette formation.  Les détails entourant le bénévolat et ceux de la procédure à suivre seront communiqués à chaque année aux familles lors du Brunch d’octobre.

Donc, voici l’ordre de priorité des choix de journées et des postes de bénévolat :

1. Postes réservés
2. Les membres du Conseil d’administration
3. La responsable du bénévolat
4. Famille avec un niveau 2
5. Famille avec un niveau 1
6. Famille avec aucun niveau